¿Te ha surgido una oportunidad puntual para ganar algo de dinero extra y necesitas emitir una factura, pero no quieres darte de alta como autónomo? ¡Vaya dilema! Cada vez más personas se encuentran en esa situación. Puede sonar tentador facturar como particular, pero si no sigues las reglas del juego, podrías recibir una visita nada amistosa de Hacienda o la Seguridad Social. Hoy vas a entender cómo facturar legalmente como particular, qué límites no debes sobrepasar y cuáles son los requisitos que debes cumplir para evitarte un susto (o varios).
El marco legal de la facturación sin ser autónomo
Emitir una factura sin estar dado de alta en autónomos no es un mito urbano, pero tampoco es un campo abierto libre de obstáculos. La legislación fiscal española deja una rendija para quienes realizan trabajos esporádicos y facturan por ellos, siempre que respeten unas condiciones muy concretas. Ahora bien, la simpleza se acaba cuando hay que interpretar cuándo es posible hacerlo legalmente, sin meterse en un jardín administrativo. Todo gira en torno al concepto de habitualidad y la cantidad total facturada al año, con el omnipresente Salario Mínimo Interprofesional (SMI) como referencia.
Los requisitos de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social
No todos los ingresos por actividades independientes están obligados a inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Eso sí, nadie se libra de la Agencia Tributaria. Factures lo que factures, aunque sea una sola vez, Hacienda quiere saberlo y exige el cumplimiento de los trámites fiscales pertinentes. Por su parte, la Seguridad Social establece la obligación de cotizar solo cuando la actividad es habitual, continua y con una cierta regularidad en el tiempo. Si te acercas —o superas— la línea roja del SMI, cuidado: surge la sospecha de profesionalidad y, con ella, la exigencia de alta y cotización.
La obligatoriedad de darse de alta en Hacienda (modelos 036 y 037)
Uno de los pasos más frecuentes que generan dudas es el alta en Hacienda. ¿Hace falta? Sin rodeos: sí. Incluso si vas a facturar una sola vez, debes comunicarlo mediante el modelo 036 o el modelo 037, indicando la fecha de inicio y fin de tu actividad. Esto es lo que se llama « alta censal », y permite declarar el ingreso de forma aislada. Una vez que hayas facturado, lo ideal es tramitar la baja inmediata para evitar problemas a futuro. Y ojo, no olvides ingresar el A y el IRPF correspondientes en los modelos trimestrales si procede.
El límite del Salario Mínimo Interprofesional (SMI) y la habitualidad: interpretación y casos
La habitualidad es la delgada línea que separa lo legal de lo sancionable. La Seguridad Social entiende que, si tus ingresos superan el SMI anual (en 2024, 15.876 euros brutos), o si la actividad se repite de forma regular, deberías darte de alta como autónomo. En cambio, si el trabajo es esporádico, ocasional y tus ganancias no pasan ese umbral, es posible facturar como particular. No obstante, hay casos grises: si facturas menos del SMI pero lo haces mes tras mes, podrían considerarlo actividad profesional habitual.
| Aspecto | Autónomo | Particular (sin alta en autónomos) |
|---|---|---|
| Alta en Hacienda | Obligatoria, modelo 036/037 | Obligatoria, modelo 036/037 |
| Alta en Seguridad Social | Obligatoria (RETA) | Sólo si hay habitualidad o ingresos superiores al SMI |
| Cotización mensual | Sí | No |
| Declaración A e IRPF | Sí | Sí, por actividad puntual |
| Sanción si hay irregularidad | Sanción leve | Sanción grave y obligación de pagar cuotas atrasadas |
Las obligaciones fiscales y los riesgos de sanción
Todo lo que entra por la puerta se declara. Hablando claro, cualquier actividad económica —aunque sea esporádica— genera obligaciones fiscales. De lo contrario, abrirás la puerta a revisiones, sanciones o incluso recargos que pueden transformar tu ingreso extra en una pesadilla tributaria. ¿Qué implica esto en la práctica? Hay que controlar muy bien la facturación para no pasarte del límite y evitar la “trampa” de emitir facturas seguidas bajo la apariencia de actividad ocasional.
La gestión y declaración del A e IRPF
Al emitir una factura como particular, tienes que desglosar el A, salvo que estés exento por la naturaleza del servicio o producto. Además, si facturas a una empresa o profesional, también deberás practicar la retención de IRPF correspondiente (habitualmente el 15 por ciento). Ambos impuestos deben declararse en los plazos establecidos, utilizando los modelos fiscales apropiados. Un despiste aquí suele salir caro, así que conviene marcar las fechas en el calendario y preparar toda la documentación con mimo.
El control sobre la habitualidad de la actividad y consecuencias de superarla
No hay que engañarse: la habitualidad, aunque suene abstracta, se traduce en una vigilancia constante por parte de la Seguridad Social. Si te pillan facturando de forma continuada creyendo que eres « ocasional », pueden exigirte el pago de todas las cuotas de autónomos con carácter retroactivo, más intereses y recargos. Y si Hacienda detecta que te has saltado la declaración de algún impuesto, igual. Así lo recoge la normativa:
Cuando se realice una actividad económica con continuidad en el tiempo y con ingresos recurrentes, corresponde el alta obligatoria en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
No se puede jugar con el límite ni hacer “trampas al solitario”.
| Tipo de Infracción | Sanción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Facturar habitualidad sin alta en RETA | Pago de cuotas atrasadas, intereses y multa económica (puede superar los 3.000 euros) | Emitir varias facturas al año por un mismo servicio |
| No declarar A o IRPF | Recargo del 50-150% del importe, más intereses | Ingresar una factura pero no declarar el A trimestral |
| No comunicar alta/baja en Hacienda | Multa de entre 300-20.000 euros | No presentar modelos 036 o 037 |
Los pasos para emitir una factura legalmente sin ser autónomo
Llegado el momento, no se trata sólo de enviar una hoja. La factura emitida por un particular debe reflejar todos los datos fiscales tanto del emisor como del cliente, detallar el servicio prestado, especificar la base imponible, el porcentaje de A y la retención de IRPF si aplica, y el importe final. Un truco: añade la coletilla de « operación puntual » para dejar constancia de que no es tu ocupación habitual.
- Solicita tu alta censal en Hacienda antes de emitir la factura con el modelo 036 o 037, señalando el carácter puntual de la actividad.
- Emite la factura incluyendo todos los detalles necesarios (nombre, NIF, concepto, fecha, desglose de impuestos, etc.).
- Presenta y liquida el A y el IRPF en los modelos correspondientes.
- Realiza la baja censal una vez terminada la actividad para evitar problemas en el futuro.
- Conserva todos los justificantes (facturas, emails, documentos) ante posibles inspecciones.
Siguiendo estos pasos estarás cubierto legalmente en una ocasión puntual y, sobre todo, evitarás que un pequeño desliz acabe en una sanción desproporcionada. Nada peor que un sobresalto en la bandeja de entrada firmado por la Agencia Tributaria.
La estructura y contenido de una factura como particular
Una factura válida incluye: nombre y apellidos, NIF del emisor y destinatario, domicilio de ambos, concepto detallado del servicio o producto, fecha de emisión, base imponible, tipo y cuantía de A, retención de IRPF si procede, importe total y forma de pago. Todo debe estar claro, estructurado y fácilmente justificable. Puede parecer un rollo, pero ni es tan tedioso ni te llevará tanto si sigues una plantilla.
El proceso de alta censal y la baja tras facturación puntual
No te olvides: el alta censal en Hacienda no te convierte en autónomo, simplemente informa a la administración de que vas a realizar una actividad concreta y puntual. Tras emitir la factura y declarar los impuestos correspondientes, presenta la baja censal para cerrar el proceso y que no quede ningún « cabos sueltos » a ojos de la administración. Así dormirás tranquilo sabiendo que todo está en orden y que tu ingreso extra no te ha supuesto un problema mayor.
¿Te atreves a emitir tu primera factura como particular sin miedo a las multas? La legislación te deja el camino libre si lo haces de manera puntual, informas adecuadamente a Hacienda y no superas los límites legales. Pero aquí va un consejo: si ves que la actividad va a repetirse o el volumen de ingresos comienza a crecer, no te la juegues. Valora dar el salto al régimen de autónomos y anticipa los cambios para evitar disgustos. Porque, cuando se trata de fiscalidad, “más vale prevenir que curar” nunca fue una frase tan acertada.
